Locam déploie UiPath pour automatiser ses processus métiers

Pour automatiser certains processus métiers répétitifs, LOCAM a déployé l’outil de Robotic Process Automation UiPath avec l’accompagnement de Hardis Group.

Première étape : l’automatisation du traitement des demandes de duplicata de facture. Suite à ce déploiement, nous constatons une réduction importante du délai de réponse à nos clients. L’outil sera étendu à d’autres traitements répétitifs à faible valeur ajoutée, dans différents services : administration des ventes, recouvrement, informatique…

Comment avons-nous identifié les activités éligibles ?

En collaboration avec Hardis Group, la Direction du Système d’Information s’est rapprochée des différents services pour identifier les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, adaptables à une automatisation. Suite à ces échanges, trois activités sont répertoriées pour être reproduites à 100 % avec un outil de Robotic Process Automation : les demandes d’envoi de duplicata de facture (plus de 1 500 par mois), la saisie des contrats de location financière (3 500 par mois) et les demandes de mise à jour des coordonnées bancaires (1 250 par mois).

« Après avoir réalisé une étude de faisabilité et calculé le retour sur investissement de la robotisation, nous avons décidé d’utiliser UiPath sur un premier processus : les demandes d’envoi de duplicata de facture. Quand la demande provient du site Internet, le robot la prend directement en charge. Quand elle est réalisée via le Service Clients, elle est saisie manuellement puis exécutée par le robot. Tous les matins, un fichier compile les demandes et automatise l’envoi des duplicatas», poursuit Jessie Charpy.

Les équipes du Service Clients sont soulagées d’une tâche à faible valeur ajoutée et les clients reçoivent leurs duplicatas de facture plus rapidement

Ce premier déploiement est un succès : gain de temps, fiabilisation du traitement. Les demandes de duplicata de facture sont désormais prises en charge en 24 heures maximum, contre 10 jours auparavant.

« Les équipes sont ravies : elles n’ont plus à réaliser cette tâche fastidieuse grâce à cet “outil allié” qui s’occupe de ce qui n’est pas intéressant. 90 % des demandes de duplicata sont désormais traitées par le robot. Celles qui arrivent en erreur sont examinées le lendemain par un collaborateur », commente Jessie Charpy.

Seconde étape : l’automatisation de la saisie des contrats de location financière, la mise à jour des coordonnées bancaires (IBAN) et trois autres processus devraient être mis en production d’ici à la fin de l’année.