La loi de modernisation de l’économie prévoit de modifier les règles et les modalités de la gestion budgétaire et comptable de l’État.
Pour moderniser son système d’information, l’Etat a mis en place depuis le 1er janvier 2018, un outil commun et intégré de gestion financière et comptable pour l’ensemble des structures publiques (Etat, organismes publics, collectivités territoriales…).
Cette plateforme s’appelle Chorus.
Une des conséquences directes de cette loi est que toutes les entreprises qui sont en relation commerciale avec une structure publique doivent proposer des factures 100% dématérialisées et les déposer sur cette plateforme depuis le 1er janvier 2018.
3 options s’offrent à vous :
- Ne rien faire et déposer manuellement vos factures sur le portail CHORUS. Il faut savoir que le temps de dépôt manuel d’une facture est estimé entre 8 et 15 minutes.
- Automatiser le dépôt des factures sur le portail. Pour réaliser cette automatisation, vous devez faire évoluer votre système informatique, ce qui peut s’avérer couteux à développer et long à mettre en place.
- Faire confiance au savoir faire LOCAM. Nous sommes prêts pour la dématérialisation et le paiement des factures. Avec notre service de Gestion pour Compte* des prestations, nous nous chargeons de déposer les factures pour vous sur le portail CHORUS PRO.
Soyez malin ! Vous transformez une contrainte réglementaire en opportunité : gain de temps et d’investissement.
*Pour les appels d’offres nous consulter
FAQ CHORUS PRO
QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES PRINCIPALES DE CE PORTAIL CHORUS PRO ?
- L’identification et la vérification des informations de l’émetteur,
- Le dépôt (PDF et XML) et la saisie de factures
- La prise en charge des cas de facturation spécifiques (sous-traitance, co-traitance et factures de travaux)
- Les contrôles associés au dépôt et à la saisie
- L’archivage des factures de l’émetteur,
- La consultation des factures (en cours de traitement ou déjà traitées) via un outil de recherche,
- Le suivi du traitement de la facture,
- La notification de l’avancement du traitement des factures,
- L’adjonction de pièces jointes après soumission de la facture et sur sollicitation du destinataire de la facture,
- La gestion des comptes, des habilitations utilisateurs,
- La validation de factures (exemple : validation d’une facture d’un sous-traitant)
QUELS SONT LES ATOUTS MIS EN AVANT PAR L’ETAT ?
- Réduction des couts: avec la suppression des couts d’édition et d’affranchissement des factures papiers
- Gain de temps: dans la gestion et le suivi des factures
- Paiement plus rapide: réduction des délais de transmission et de validation au paiement.
COMMENT ENVOYER SA FACTURE VERS CHORUS PRO ?
3 modes sont prévus :
- EDI : transmission d’un flux normé structuré (ex : UBL Invoice); transmission d’un flux mixte (ex : UBL Minimal) contenant à minima la facture au format PDF (signé ou non) et des métadonnées d’identification de la facture
- Web services : appel de Web services de gestion/création de factures
- Portail Chorus Pro : création de factures via le portail Chorus Pro ou par dépôt d’un PDF ou d’un fichier XML
Il est également possible de passer par un opérateur de dématérialisation qui enverra la facture en mode EDI vers le portail CHORUS PRO.
QUELS SONT LES CONTROLES CHORUS PRO MIS EN PLACE ?
Chorus Pro contrôle le format et les mentions légales de la facture.
Elle effectue aussi des contrôles spécifiques en fonction de paramètres modifiables par l’établissement public destinataire :
- Le code SIRET du destinataire
- Le code Service Exécutant est optionnel mais peut devenir obligatoire si l’établissement le paramètre ainsi. Dans ce cas, l’établissement fournit la liste des codes services. Si une facture est émise vers Chorus Pro sans code service ou avec un code service erroné, elle sera rejetée.
- Le n° d’Engagement Juridique est optionnel mais peut devenir obligatoire si l’établissement ou le service de l’établissement le paramètre ainsi.
Ces éléments bien renseignés permettent d’orienter correctement la facture vers le bon destinataire.
QUELLES SONT LES ETATS DE SUIVI DISPONIBLES POUR UNE FACTURE ?
| STATUT DE LA FACTURE | SIGNIFICATION |
| Déposée | La facture est déposée |
| En cours d’acheminement | La facture est envoyée à l’entité publique destinataire |
| Mise à disposition | Le destinataire est informé de la mise à disposition de la facture sur le portail |
| A recycler | La facture est rejetée par le destinataire suite à une erreur d’acheminement |
| Rejetée | La facture est rejetée par le destinataire (erreur dans les données de facturation, montants facturés,…) |
| Suspendue | Le traitement de la facture est suspendu dans l’attente de pièce justificative |
| Manque une ligne | Manque une ligne de facturation |
| Service fait | Le service fait est certifié et l’ordonnateur peut procéder à la liquidation et au mandatement, création de la demande de paiement |
| Mandatée | La liquidation est créée et traitée : l’ordonnateur peut transmettre au comptable pour prise en charge |
| Mise à disposition du comptable | Le mandat est intégré dans le système d’information du comptable |
| Comptabilisée | Le mandat est validé par le comptable |
| Mise en paiement | Le virement a été envoyé |
A PARTIR DE QUAND EST-ON DANS L’OBLIGATION DE DEMATERIALISER ?
Un calendrier a été mis en place avec plusieurs échéances en fonction de la taille de l’entreprise.
1er janvier 2017 : Grandes entreprises( >5000) et personnes publiques
1er janvier 2018 : Entreprises intermédiaires (250 à 5000 salariés)
1er janvier 2019 : Petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés)
1er janvier 2020 : Très petites entreprises (moins de 10 salariés)
Pour connaître votre catégorie suivez ce lien : https://www.insee.fr/fr/information/1730869
Pour en savoir plus sur cette évolution réglementaire cliquez ICI